Автоматизація Excel та Word

Sat, 15 Jun 2024 10:44:45 +0200

Гарний тред про автоматизацію документів у ЗСУ на основі шаблонів Word та даних в Excel.

Може комусь згодиться. Тред, як я роблю 100 рапортів на відпустку менше ніж за 10 хвилин🧵

— Mr.Dimon (@MisterDimon) June 14, 2024

Ще:

Дано: треба зробити 100 рапортів на відпустку для військовослужбовців. Для прикладу візьмемо уявну базу даних в Excel із В/Ч де служать 100 найбагатших зі списку Форбс 2021 (у прикладі всі адреси і телефони, посади і звання вигадані)

Щоб це зробити я користуюсь функцією «злиття» у Word. Тепер покроково. Підготуємо шаблон рапорту на відпустку (за основу взято зразок із turbota.mil.gov.ua) виділяємо жирним або курсивом поля, які треба змінити: адреса, телефон, звання, посада, ПІБ, ПІБ в родовому відмінку

Далі переходимо у вкладку «Розсилки». Вибираємо «Розпочати злиття» і «Майстер злиття електронних повідомлень»

Справа відкриється вікно для злиття документів. У перших двох кроках нічого не змінюємо. На першому кроці залишаємо «Листи». Переходимо до другого кроку і там лишаємо «Поточний документ»

На третьому кроці лишаємо активним «Використання списку». Далі натискаємо «Огляд» та вибираємо файл Excel зі створеним списком військовослужбовців, яким треба зробити рапорт

Якщо у файлі Excel було декілька аркушів, то обираємо той, де внесені наші дані

У наступному вікні відкриється наш список із військовослужбовцями і їх даними. При потребі його можна редагувати використовуючи доступні у вікні параметри. Я ж лишаю все без змін

Переходимо до четвертого кроку. Заповнюємо поля, які мають змінюватися. Виділяємо текст, який буде змінюватися, наприклад «адреса». У вікні «Злиття», тому що справа обираємо «Інші елементи»
та додаємо поле злиття адреса

І так покроково робимо зі всіма полями для злиття

Переходимо до пʼятого кроку і бачмо, що всі поля для злиття змінилися на дані, що були у нашій Excel таблиці. Якщо натискати на стрілки у вікні «Злиття» то вони будуть відповідно змінюватися

На завершальному шостому кроці зберігаємо результати у 100 рапортів. Для цього у вікні «Злиття» обираємо «Змінити окремі листи», або зверху у вкладці розсилки обираємо «Завершити і обʼєднати». Залишаємо активним поле «Усі» та натискаємо ОК

На виході отримуємо 100 рапортів. При потребі, перевіряємо чи немає помилок і друкуємо

Дякую, всім хто дочитав до кінця. Якщо інформація була корисною пишіть і діліться своїми лайфхаками, що спрощують боротьбу зі святою українською бюрократією😉

Від себе додам ще посилання:

Зразки документів від МО

https://turbota.mil.gov.ua/zrazky-documentiv

Зразки рапортів
Ще один сайт з рапортами

https://legal100.org.ua/uchasnykam-rosiisko-ukrainskoi-viiny/zrazky-raportiv-ta-zaiav/

Інструменти і поради з автоматизації документів від Bot&Partners
Підбірка інструментів автоматизації документів (ворд, ексель, гугл тощо):

https://bot-partners.notion.site/f8233690f8554651adb43f144231c83c

Doc Variables (Google Docs)
Розширення для Гугл Документів для замінили зміниих у тексті документу. Воно працює в межах одного документу, без таблиць.

https://workspace.google.com/u/0/marketplace/app/doc_variables/232821636920

Відмінювання ПІБ
Робив простий сайт де можна пачкою закинути і відмінювати піб. Щоб вставити в таблицю і з неї вже автоматизовувати. Робив для знайомого діловоду.

http://pib.a3.kyiv.ua/

Там є режим де всі відмінки разом і кнопка приведення до формату на документи.

http://pib.a3.kyiv.ua/all

Заповнення ПДФ-форм
Користуватись для заповнення PDF, як окремої форми можна цим:

https://phihag.github.io/pdfform.js/docs/demo.html

Здоровий глузд: дописи з тегом word

Автоматизація Excel та Word